Rejeições comuns da SEFAZ e como evitar cada uma

Rejeição não é o fim do mundo: a nota não foi autorizada, e dá para corrigir o motivo e transmitir de novo. O problema é quando a mesma rejeição volta toda semana. Quase sempre a causa está no cadastro, e não na hora da emissão.

1. NCM inválido ou produto sem tributação

O NCM precisa existir na tabela oficial e o produto precisa ter tributação configurada. Como evitar: revise o NCM ao cadastrar o produto e deixe a tributação pronta por NCM, assim todo produto novo já nasce tributado.

2. CSOSN ou CST incompatível com o regime

Empresa do Simples Nacional usa CSOSN; empresa do regime normal usa CST. Misturar os dois gera rejeição. Como evitar: confira o regime tributário no cadastro da empresa e monte a tributação com o contador.

3. CFOP de entrada em nota de saída

CFOP que começa com 1, 2 ou 3 é de entrada; com 5, 6 ou 7 é de saída. O segundo grupo também diz o destino: 5 dentro do estado, 6 para outro estado, 7 para o exterior. Como evitar: use tipos de operação prontos (venda, devolução, remessa) com o CFOP certo para cada caso.

4. Inscrição estadual do destinatário

A SEFAZ confere se o cliente é contribuinte do ICMS, isento ou não contribuinte, e se a inscrição informada bate com isso. Como evitar: mantenha a IE e a indicação de contribuinte certas no cadastro do cliente.

5. Consumidor final marcado errado

Venda para quem não é contribuinte do ICMS precisa ser indicada como operação com consumidor final. Como evitar: deixe essa indicação no tipo de operação, para não depender de lembrar na hora.

6. Data e hora de emissão

Relógio do computador errado ou fuso horário trocado fazem a nota parecer emitida no futuro ou atrasada. Como evitar: mantenha a data, a hora e o fuso do computador do caixa ajustados automaticamente.

7. Emissor não habilitado ou certificado vencido

A empresa precisa estar credenciada na SEFAZ para emitir o modelo de nota que está usando, e o certificado digital precisa estar válido. Como evitar: confirme o credenciamento antes da primeira nota e acompanhe o vencimento do certificado.

8. Falha no schema do XML

É a rejeição genérica de arquivo fora do padrão: campo vazio onde não pode, tamanho errado, caractere especial. Como evitar: mantenha o emissor atualizado e evite símbolos estranhos em descrições e endereços.

Como o SistemaReder ajuda

• Assistente de rejeição: quando a SEFAZ recusa, o sistema explica na tela o que aconteceu e onde corrigir.
• Tributação por NCM e por produto, para o produto já nascer tributado.
• Aviso de vencimento do certificado no painel inicial.
• Central de ajuda com mais de 20 artigos sobre erros e rejeições, passo a passo.