Como mandar o XML das notas ao contador sem esforço

Começo de mês, o contador pede os XML e alguém da empresa para tudo para baixar, juntar e mandar. Sempre falta uma nota, sempre vai uma empresa misturada com a outra. Dá para tirar essa tarefa da rotina.

Por que o contador precisa do XML (e não só do DANFE)

O documento fiscal de verdade é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE, aquele papel que acompanha a mercadoria, é só uma representação impressa. É com o XML que o contador faz a escrituração e confere os impostos do mês.

Além de mandar ao contador, a empresa precisa guardar os XML, tanto das notas que emite quanto das que recebe, pelo prazo exigido pela legislação. O seu contador sabe dizer qual prazo vale para o seu caso.

O jeito trabalhoso

• Entrar no emissor, filtrar o mês e baixar nota por nota.
• Compactar, anexar e mandar por e-mail, torcendo para não passar do limite do anexo.
• Separar à mão quando há mais de uma empresa ou CNPJ.
• Descobrir depois que faltaram as notas de um caixa.

O jeito simples

1. Cadastre o contador uma vez, com o e-mail certo.
2. Ligue o contador à empresa (ou às empresas) que ele atende.
3. Deixe o sistema enviar todo mês, sem ninguém precisar lembrar.
4. Exporte manualmente só quando o contador pedir um período fora do comum.

O que combinar com o contador

• Qual e-mail recebe os arquivos.
• Se ele quer também as notas de entrada, as canceladas e as inutilizações.
• Quem avisa quando uma nota for emitida ou cancelada depois do envio do mês.

Como o SistemaReder trata isso

Em Cadastros › Contadores você cadastra o contador. Todo dia 1º, o sistema envia os XML do mês, separados por empresa. Para qualquer outro período, use Financeiro › Exporta XMLs. E as notas de compra entram pelo próprio XML, o que já deixa o estoque e a escrituração conversando.